Los retrasos en los envíos ocurren con bastante frecuencia en el ámbito comercial.
Las razones pueden variar mucho, pero al final, estos retrasos pueden afectar significativamente a su negocio.
Lidiar con este problema puede requerir mucha voluntad y habilidad, sin embargo, es muy posible garantizar que sus envíos desde China se entregarán de la manera más fluida posible.
Familiarícese con esta guía si desea conocer los mejores consejos y trucos sobre qué hacer cuando surge un retraso en el envío.
Mencionemos también que nuestro artículo se adapta tanto a compradores como a vendedores.
No tengas miedo, este es un escenario muy raro, pero no te vamos a mentir: a veces sucede.
En China, sin embargo, tal posibilidad es mínima debido a los duros castigos que se aplican a los ladrones.
¿Cuáles son las principales razones de los retrasos en los envíos?
Hay muchos escenarios que pueden provocar retrasos en el envío.
Hemos reunido los más populares según la práctica internacional.
Las situaciones más extendidas son las siguientes:
# 1. El envío se retrasó debido al mal tiempo.
El clima es inmutable y afecta gravemente a todos los medios de transporte, especialmente al transporte marítimo.
# 2. La carga se retrasa debido a la sobrecarga del puerto.
Incluso con una logística cuidadosa, los operadores de puertos y aerolíneas no pueden predecir el volumen de operaciones futuras.
Esto puede provocar un exceso de trabajo en las rutas principales y, en última instancia, retrasos en los envíos.
# 3. El transporte ha cambiado su ruta para recogidas adicionales.
No sucede tan a menudo, pero la empresa de transporte puede recibir pedidos adicionales cuando el transporte ya ha comenzado.
Así, el barco/avión podrá realizar paradas adicionales para efectuar dichas recogidas.
# 4. Falta de equipo o espacio necesario en el transporte
Esta situación ocurre debido a errores logísticos.
La empresa naviera puede elegir el transporte que no cumpla con todas las especificaciones requeridas para el exitoso transporte de las mercancías.
También existen situaciones extremadamente raras pero peligrosas que pueden ocurrir en el comercio internacional:
# 1. Su carga fue entregada en el lugar equivocado
Esta es una situación bastante complicada. Sí, el transportista hará todo lo posible para entregarte la mercancía, pero podría tardar bastante.
Puede exigir algún tipo de compensación a la empresa de transporte o transportista en este caso.
# 2. Los operadores portuarios han perdido su carga
Debido a un error logístico, su carga podría entregarse en la terminal de transporte equivocada con el número incorrecto.
# 3. Su contenedor fue robado
Estos barcos todavía pasan por varias pruebas de calidad pero parece que se rompen muy a menudo.
# 4. El transporte está roto
La gran mayoría de las compañías navieras utilizan transportes obsoletos y adquiridos con descuento.
Cómo afrontar los retrasos en los envíos (como comprador)
Para ser justos, el comprador tiene poco que hacer cuando se trata del retraso del envío.
Pero existen algunos medios preventivos que pueden ayudarle a evitar tal situación o reducir al mínimo su posibilidad.
Veamos con más detalle algunos ejemplos de escenarios que ocurren con bastante frecuencia en el transporte internacional.
# 1. No hay espacio en el transporte programado
Como decíamos anteriormente, a veces parece que el transporte seleccionado para realizar tu envío no dispone del espacio o del equipamiento suficiente para hacerlo.
Qué hacer: Reserve con antelación la cantidad de lugares necesarios para su carga (aproximadamente dos semanas antes de que sus productos estén listos para la entrega).
Si elige a Bansar como su agente de transporte, siempre puede contactarnos y proporcionarnos sus requisitos de envío específicos.
Nuestro objetivo es ser su socio de confianza, no solo un vendedor de servicios de transporte.
# 2. Sus productos no pueden entregarse en el puerto a tiempo.
Cuando usted pide FCL (Full Container Load), los proveedores generalmente llenan ellos mismos los contenedores y los entregan en el lugar de recogida.
En el caso del envío LCL (Less than Container Load), el proveedor entrega la mercancía al almacén del transportista para la siguiente consolidación.
Y siempre hay una fecha límite determinada indicada por el transportista seleccionado.
Meterse con esta fecha supone perder el transporte previsto.
Qué hacer: Solicite el contenedor vacío lo antes posible (al menos 7 días).
Además, si entrega de tierras está involucrado, no olvides pedirlo con anticipación porque es el modo de transporte más inestable
# 3. Elección incorrecta del código HS para sus mercancías
No es un secreto que los proveedores pueden solicitar un reembolso de impuestos al gobierno basándose en el código HS.
Esta tasa de reembolso puede llegar hasta 17%, lo que no es mal dinero como puedes suponer.
Esta es la razón principal por la que algunos proveedores podrían utilizar intencionalmente el código HS incorrecto.
Si personal de aduanas Si descubren algo así, pueden retener sus mercancías hasta que el vendedor cambie el código HS.
Además, el proveedor podría estar obligado a pagar multas.
Qué hacer: Trabajar con proveedores confiables y de confianza.
Además, Bansar puede ayudarle con los trámites de transporte para ayudarle a evitar este tipo de situaciones de antemano.
# 4. Obligaciones relacionadas con los derechos de propiedad
Si compra productos de alguna marca, los funcionarios podrían solicitar una carta de autorización del propietario de dicha marca.
Puede costarle mucho tiempo y dinero si no prepara todo con antelación.
Qué hacer: En primer lugar, asegúrese de estar trabajando con proveedores patentados.
Además, como se dijo anteriormente, asegúrese de preparar toda la documentación de antemano.
# 5. El barco salió tarde debido al mal tiempo.
Este es un escenario en el que puedes hacer cualquier cosa.
Sí, puede intentar creer en las predicciones meteorológicas y elegir temporadas cálidas para su entrega, pero no garantizará el tiempo de entrega de 100 %.
A excepción del escenario mencionado anteriormente, en realidad puede prepararse para circunstancias imprevistas y garantizarse una entrega oportuna.
La forma más fácil de hacerlo es planificar todo con antelación.
Trabaje en conjunto con su proveedor y transportista para que sus procesos de envío sean lo más rápidos posible.
Otros consejos
Cuando se trata del proceso de tránsito, el caso más extendido es el de cambio de ruta del buque.
Este es otro escenario ante el cual no puedes hacer nada, incluso si recurres a la ayuda de un agente de transporte.
Pero dicho agente será el primero que reciba la información del transportista, por lo que le informará sobre el retraso lo antes posible.
Cuando el proceso de tránsito Una vez completado, aún pueden surgir problemas.
Los retrasos en los puertos pueden deberse a diversas razones, entre ellas huelgas de trabajadores, sobrecarga de terminales, etc.
Tenga en cuenta las festividades chinas
Si trabajas habitualmente con proveedores chinos, es posible que ya sepas cuándo llegan las vacaciones a China.
Sin embargo, la gran mayoría de los compradores desconocen estas cosas.
Esto sucede debido a la brecha cultural entre China y los países extranjeros.
En China hay una gran cantidad de festividades diferentes, que suelen durar desde unos pocos días hasta tres semanas.
Recuerda que los siguientes días festivos pueden afectar el tiempo de entrega:
- Fiesta nacional (primera semana de octubre).
- Año Nuevo chino (se puede celebrar durante tres semanas según el calendario lunar).
La Fiesta Nacional es un momento en el que la mayoría de los chinos viajan al extranjero o visitan a sus familiares en todo el país.
Existe una gran posibilidad de que se retrase la respuesta de su transportista o proveedor durante estas vacaciones.
El Año Nuevo puede durar hasta tres semanas y un gran porcentaje de personas se trasladan a otro lugar del país.
Para la mayor parte de la gente trabajadora, esta es la única oportunidad del año de tomarse un descanso de sus obligaciones.
No todas las tres semanas son feriados propiamente dichos: oficialmente, el Año Nuevo chino dura entre 7 y 10 días.
Pero recomendamos encarecidamente no programar entregas para un período de tres semanas en total porque hay muchas excepciones a la regla oficial mencionada anteriormente.
Como dijimos antes, este podría ser el único momento para que la gran mayoría de los chinos se relajen y pasen un par de días con su familia.
Nota: la fecha del Año Nuevo se calcula de acuerdo con el calendario lunar.
Entonces, esta fecha cambia cada año; normalmente cubre finales de enero y principios de febrero.
¿Qué debo hacer durante las vacaciones chinas?
Sin duda, todavía puedes decidir comprar algunos productos de China durante tus vacaciones.
Los negocios son siempre negocios y eso lo podemos entender.
Al realizar envíos desde China justo antes o durante las vacaciones, hay dos escenarios más comunes:
# 1. Una sobreabundancia de pedidos de transporte de mercancías
Una situación así ocurre justo antes del Año Nuevo chino, en enero.
Programar la entrega es muy difícil en este mes y el costo del flete es más alto que en otros meses.
# 2. Falta de órdenes de entrega
En marzo, por el contrario, el costo del envío debería ser relativamente bajo, porque hay falta de productos disponibles después de las vacaciones.
Por lo tanto, los fabricantes necesitan algo de tiempo para crear un nuevo surtido.
Puedes pensar que es un buen momento para hacer algunas compras pero no es cierto.
Debido a la falta de pedidos, los transportistas tardarán mucho más tiempo en llenar los buques.
Qué hacer: Intente evitar estas dos festividades y sus consecuencias.
Exija a su vendedor determinadas fechas para el próximo Año Nuevo.
Tenga en cuenta que en caso de retraso lo mejor que puede hacer es mantenerse en contacto con su transportista.
Además, no olvides añadir algún tipo de días de amortiguación a tu cadena de suministro.
Esto le ayudará a evitar problemas graves si su envío se retrasa.
Cómo afrontar los retrasos en los envíos (como vendedor)
El proveedor tiene mucho poder para hacer frente a los retrasos en los envíos cuando se trata de ellos.
Cuando surge tal situación, el vendedor puede hacer una serie de cosas para aliviar el enojo del comprador.
# 1. Habla con tus clientes
Obviamente, es extremadamente importante que usted se comunique constantemente con sus clientes.
En otros casos, su cliente se sentiría frustrado no sólo porque su carga se retrasó, sino también porque hay un silencio absoluto por parte del proveedor.
Entonces, usted tiene que ser la primera persona de quien su cliente recibirá una mala noticia.
Discúlpate si debes hacerlo e intenta explicarles la situación.
# 2. Utilizar servicios de auditoría y logística para contabilizar la actividad de los transportistas.
Esta es una de las formas más efectivas de garantizar que reciba el servicio en el tiempo previsto que merece.
La mayoría de las empresas de envío ofrecen reembolsos si retrasan el proceso de entrega debido a sus errores.
Es por eso que es necesario auditar a las empresas de envío asociadas y solicitar reembolsos posteriores cada vez que se equivoquen con el tiempo de entrega.
El uso de servicios de auditoría automatizados puede reducir significativamente sus costos y proporcionar un control efectivo sobre los transportistas asociados.
# 3. Encuentra un servicio de seguimiento en tiempo real
Encuentre y solicite un servicio que le proporcione información de seguimiento en tiempo real.
No todos los servicios de seguimiento ofrecen esta opción, pero existen muchos sistemas precisos que te ayudarán a estar informado cada minuto.
Entonces, cuando te enteres del retraso, puedes realizar algunas acciones útiles: enviar otro paquete a tu cliente o informar a esa persona con antelación.
# 4. Tome el control del escenario de retraso
Es mucho más fácil decirlo que hacerlo, pero hay que actuar como una persona que realmente quiere solucionar la situación.
Ni siquiera tienes que intentar evitar las acciones directas porque te mostrarán bajo una mala luz.
No envíe correos electrónicos a sus clientes y socios si desea actuar rápidamente.
Atienda llamadas para recibir y proporcionar actualizaciones de inmediato. No dude en tomar las decisiones más convenientes para su cliente.
Al hacerlo, ganarás mucha confianza de tus clientes.
# 5. Dale a tu cliente el poder de tomar decisiones
Su cliente también estará contento de tener cierto grado de control sobre el escenario de retraso.
Dales algunas opciones o dales el poder de decidir cómo lidiar con los retrasos en los envíos.
Puede enviarles productos para reemplazarlos y luego recuperar el paquete retrasado del transportista.
O bien, puede ofrecer a sus clientes descuentos, bonificaciones, compensaciones, etc.
# 6. Aprovecha las ofertas especiales
Como se dijo anteriormente, este es un gran paso para hacer ofertas especiales a sus clientes.
Este puede ser el paso más inteligente para calmar el enojo de sus clientes y también hacerlos sentir valorados.
Por ejemplo, podría ofrecerles un descuento del 50% en el valor total de su próximo envío.
O podría ofrecer envío gratuito en sus próximos dos pedidos.
Puedes proponer tus propias ideas sobre cómo hacer felices a tus clientes.
# 7. Cuidado con las promesas vacías
Algunas empresas tienden a hacer promesas vacías.
La gran mayoría de ellos simplemente quieren mantenerse en forma siguiendo la tendencia.
Y la tendencia actual dice que los paquetes deben enviarse lo antes posible después de realizar el pedido.
Entonces, puedes ver muchos transportistas, proveedores y transportistas que afirman que la entrega será de 100 % en 10/15/20 días, etc.
Tales declaraciones hacen surgir enormes riesgos: si usted no cumple con sus promesas, sus clientes entrarán en cólera.
Intente evitar este tipo de cosas si realmente no puede garantizar el cumplimiento de los plazos de entrega.
# 8. Utilice varios socios de envíos
Obviamente, debes utilizar únicamente compañías de transporte confiables como socios.
Sin embargo, incluso el socio más confiable puede tener algunos problemas con los procesos de entrega.
Es por eso que necesitas tener a mano un conjunto completo de compañías navieras.
Por supuesto, esto puede requerir una investigación atenta de su parte para identificar la experiencia de cada operador.
Preguntas frecuentes
¿Los Incoterms 2010 hablan de retrasos en los envíos?
No, Incoterms 2010 no tienen cláusulas o declaraciones claras sobre la responsabilidad por retrasos en el envío.
Cuando tales cosas suceden el comprador contacta al proveedor, quien a su vez contacta al transportista para analizar este escenario y obtener algún tipo de compensación para su cliente.
¿Cómo evitar tiempos de envío más largos (especialmente al realizar dropshipping)?
El tiempo de envío se puede reducir con la ayuda de varios medios.
Por favor, mire la útil guía de YouTube sobre este tema, que aparece a continuación.
¿El seguro cubre retrasos al importar desde China?
Seguro de carga Puede cubrir los gastos de envío por no entrega de sus productos.
Esto le brindará seguridad financiera si los bienes no se entregan o si la empresa de transporte no completa el contrato de transporte después del pago.
En caso de retraso en el envío, este seguro no se aplica.
Sin embargo, existen políticas especiales que pueden cubrir retrasos.
Contacte con su compañía de seguros y pregúntele acerca de dichos contratos de seguro.
¿Por qué necesito una carta de queja por retraso en el envío?
Es posible que necesite una carta de queja si desea reclamar a su empresa de transporte por la demora.
No todos los proveedores y empresas se comunicarán con usted y se disculparán por el retraso en el envío.
A veces, usted mismo debe iniciar el proceso de reembolso y es por eso que necesita una carta de queja.
En la práctica, es un documento en el que el comprador declara los plazos y cómo estos no fueron cumplidos por parte del transportista.
Puedes encontrar un ejemplo aproximado de dicha carta visitando esta página.
¿Qué puede hacer Bansar para ayudarme a evitar demoras en la entrega?
Trabajamos únicamente con transportistas confiables para poder ofrecerle altas garantías en cuanto a la ausencia de retrasos en los envíos.
Por favor, contacte con nuestro servicio de atención al cliente si desea vernos en su equipo de puro éxito.
